L'assemblea condominiale in videoconferenza — introdotta dalla Legge 126/2020 e successivamente confermata come strumento ordinario — è oggi una realtà consolidata nella gestione condominiale. Ecco la guida completa su come organizzarla correttamente.
Quando è Possibile Convocare un'Assemblea Online
L'assemblea condominiale può tenersi:
- Interamente online (tutti i partecipanti collegati da remoto)
- In modalità mista (alcuni presenti fisicamente, altri collegati da remoto)
Non è necessario che il regolamento condominiale lo preveda espressamente: è sufficiente che l'assemblea stessa deliberi la modalità di svolgimento della seduta successiva.
Come Convocare un'Assemblea in Videoconferenza
L'avviso di convocazione
La convocazione deve essere inviata ai condòmini con almeno 5 giorni di anticipo (o più se previsto dal regolamento) e deve contenere obbligatoriamente:
- Data, ora e modalità di svolgimento dell'assemblea
- Il link di accesso o le istruzioni per partecipare alla videoconferenza
- Le credenziali di accesso (PIN o password), se previste
- L'ordine del giorno con tutti i punti da discutere
- La documentazione necessaria per le delibere (rendiconto, preventivi, ecc.)
Identificazione dei partecipanti
È fondamentale che tutti i partecipanti siano identificati prima dell'inizio della riunione. Il presidente dell'assemblea deve verificare l'identità di ciascun condòmino (o suo delegato) e accertarsi dei millesimi di proprietà.
Requisiti Tecnici per la Validità
La piattaforma utilizzata deve garantire:
- Identificazione certa di tutti i partecipanti
- Possibilità di intervenire in tempo reale (audio e video)
- Votazione verificabile e trasparente
- Funzionalità di chat o alzata di mano per gestire gli interventi
Le principali piattaforme compatibili: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet. Studio Puleo utilizza piattaforme certificate per garantire la massima sicurezza e tracciabilità delle sessioni.
La Verbalizzazione dell'Assemblea Online
Il verbale dell'assemblea in videoconferenza deve contenere:
- Data, ora e modalità di svolgimento
- Elenco dei partecipanti con relativa modalità di partecipazione (fisicamente o da remoto)
- Millesimi rappresentati dai presenti e dalla delega
- Verifica del quorum costitutivo
- Dibattito e votazioni per ciascun punto all'ordine del giorno
- Risultato delle votazioni con indicazione dei voti favorevoli, contrari e astenuti e relativi millesimi
Il verbale deve essere firmato dal Presidente e dal Segretario dell'assemblea (che possono essere fisicamente presenti o anche collegati da remoto).
Deleghe in Assemblea Online
I condòmini che non possono partecipare di persona o da remoto possono conferire delega scritta a un altro condòmino o all'amministratore (l'amministratore non può ricevere più di 1/5 delle deleghe, salvo il regolamento preveda diversamente).
Validità delle Delibere
Le delibere approvate in assemblea online hanno la stessa validità giuridica di quelle adottate in presenza, a condizione che siano rispettati i requisiti procedurali sopra descritti. Eventuali vizi di forma (mancata identificazione, assenza di verbale regolare, ecc.) possono comportare l'impugnabilità della delibera entro 30 giorni dalla comunicazione.
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